Aynı soru bu ay yirmi kez geldi.
Cevabı belgede yazıyor. Yine de her seferinde sen yazıyorsun.
Bu yük devredilebiliyor. Ama hepsi değil. Bu yazı sınırı çiziyor.
Soruları önce ayır
İK'ya gelen soruları üç kutuya ayır.
Birinci kutu: cevabı yazılı bir politikada duran sorular. İzin nasıl talep edilir, masraf nasıl girilir, hangi belge nereye yüklenir?
İkinci kutu: kişiye özel ve kayda bakılması gereken sorular. "Benim kaç günüm kaldı", "benim durumumda ne oluyor".
Üçüncü kutu: yorum ve karar isteyen sorular. İstisna talepleri, anlaşmazlıklar ve hassas konular.
Kutular arasındaki sınır da net olmayabiliyor. Şüphede kalınan soru, her zaman bir üst kutuya gitsin.
Devredilecek şey birinci kutu. İkincisi sistemden okumayı gerektiriyor ve ayrı bir iş; üçüncüsü hiç devredilmiyor.
Ayrımı da bir kere yaptığında kalıcı oluyor. Yeni gelen her soru, üç kutudan birine düşüyor ve ne yapılacağı belli.
Kaynak göstermeden cevap olmaz
Politika sorusuna verilen cevabın tek kuralı var: hangi belgenin hangi bölümünden geldiği görünmeli.
Kaynağı gösterilemeyen cevap yayınlanmasın. İK'da yanlış bir cevap, bir kişinin hakkını etkiliyor.
Bu kural aynı zamanda güven de kuruyor. Çalışan cevabın yanında belgeyi görünce kontrol edebiliyor.
Bir de "belgede yok" cevabını mümkün kıl. Bulunamayan soru İK'ya yönlensin, uydurulmuş bir cevapla kapatılmasın.
Yönlendirme cümlesi de nazik olsun. Cevapsız kalmak, yanlış cevap almaktan iyi ama soğuk bir ret de değil.
Yönlendirilen soruların listesi de ayrıca değerli. O liste, politikada eksik olan yerleri gösteriyor.
Listeyi ayda bir gözden geçir. En çok yönlendirilen üç soru, o ay politikaya eklenecek üç madde oluyor.
Politikanın kendisini önce düzelt
Cevapların kalitesi belgenin kalitesini geçmiyor.
Çoğu kurumda politika metinleri eski, çelişkili ve birden fazla yerde duruyor. Bu hâldeki bir belgeden doğru cevap çıkmıyor.
İlk iş de bu: hangi belge geçerli, hangisi eski? Tek bir geçerli sürüm belirle.
Çelişen maddeleri bul ve karara bağla. Bu çalışma zaten yapılması gereken bir çalışma; devir kararı sadece onu görünür kılıyor.
Çelişkileri bulmak da tek başına bir kazanç. Çalışanlar o çelişkileri zaten yaşıyor ve her seferinde İK'ya soruyor.
Belgenin güncellendiği tarihi de yaz. Eski tarihli bir politikaya dayanan cevap, çalışanda güven bırakmıyor.
Güncelleme sorumlusunu da belirle. Sahipsiz politika metni, altı ayda geçerliliğini kaybediyor.
Onboarding'in devredilebilen kısmı
İşe başlama sürecinin büyük kısmı takip işi.
Hangi belge geldi, hangisi eksik, hangi hesap açıldı, hangi eğitim tamamlandı? Bu takip tekrar eden ve kararsız bir iş.
Hatırlatmalar da aynı sınıfta. İlk gün, ilk hafta, otuzuncu gün ve doksanıncı gün; bunlar takvime bağlı ve devredilebiliyor.
Hatırlatmanın da bir sınırı var. Her gün mesaj alan yeni çalışan, üçüncü günde hepsini okumayı bırakıyor.
Devredilemeyen kısım ise ilişki kısmı. İlk gün karşılama, ekiple tanıştırma, beklenti konuşması ve ilk ay geri bildirimi.
Bu ayrımı yapmak aslında işi iyileştiriyor: takip yükü kalktığında İK'nın ilişki tarafına ayıracak zamanı çıkıyor.
Yeni başlayanın hatırladığı şey de zaten o taraf oluyor. Kimse ilk gününü belge yükleme akışıyla hatırlamıyor.
Hatırlatmayı kişiye göre kur
Genel bir onboarding listesi herkese aynı şeyi gönderiyor ve çoğu kişide alakasız kalıyor.
Listeyi role göre ayır: ofiste mi çalışıyor, uzaktan mı? Hangi ekibe giriyor? Hangi sistemlere erişmesi gerekiyor?
Üç dört değişkenle kurulmuş bir liste, tek bir genel listeden çok daha faydalı oluyor.
Değişken sayısını da artırma. On değişkenli bir liste kimsenin bakmadığı ve güncellemediği bir liste oluyor.
Yeni başlayanın da ilerlemesini görebilmesi gerekiyor. Neyi tamamladı, sırada ne var?
Bu görünürlük, İK'ya gelen "ben ne yapmalıyım" sorularını azaltıyor.
Yöneticinin de aynı görünürlüğe ihtiyacı var. Yeni ekip üyesinin nerede olduğunu bilmeyen yönetici, İK'ya soruyor.
Çalışan verisi sınırını baştan sor
İK verisi çoğu kurumda en dar kategoride duruyor. Özlük bilgisi, sağlık bilgisi ve performans kaydı ayrı ayrı hassas.
Hangi alanın hangi ortamda işlenebileceğini yazıya dök. Bu tabloyu kendi başına doldurma; hukuk ve bilgi güvenliği tarafıyla birlikte doldur.
İlk denemeyi de kurgusal örnekle yap. Öğrendiğin şey zaten akış tarifi ve kontrol listesi.
Şirket verisi sınırını korumak ayrı bir rehberde ve burada da aynı işliyor.
Onay çıktığında hazır bir akışın oluyor. Beklerken de duruyor olmuyorsun.
Onay sürecine de dört alanla git: hangi görev, hangi veri türü, hangi ortam, hangi çıktı. Bu dört alan cevabı hızlandırıyor.
Hassas konuyu akıştan çıkar
Bazı konular baştan akışın dışında kalmalı.
Taciz bildirimi, sağlık durumu, disiplin süreci ve işten ayrılma görüşmeleri; bunların hepsi insana gidiyor.
Bu konuları listeye yaz ve akışın bunları tanıyıp doğrudan bir kişiye yönlendirmesini sağla.
Yönlendirme mesajı da dikkatli yazılsın. O anda yazan kişi zor bir durumda olabiliyor.
Bu sınır tartışma konusu değil. İK'da verilen bir yanlış cevabın maliyeti, kazanılan zamanın çok üstünde.
Listeyi de geniş tut. Şüphede kalınan her konu insana gitsin; sınırı dar çizmenin maliyeti yok, geniş çizmenin var.
Kaydı ve denetim izini koru
İK süreçlerinde kimin neye ne zaman eriştiği kayıt altında olmalı.
Akışı kurarken bu kaydı da kur. Hangi soru geldi, hangi kaynaktan cevaplandı, kime yönlendirildi?
Kayıt hem denetim için hem de iyileştirme için gerekiyor. En çok sorulan sorular, politikada en çok eksik olan yerleri gösteriyor.
Kayıtta kişisel veri tutuyorsan saklama süresini de yaz. Süresiz saklanan kayıt, bir risk olarak birikiyor.
Bu kararları da tek başına verme. Hukuk tarafıyla birlikte yazılan bir saklama kuralı, sonradan düzeltilenden ucuz.
Kime ne gösterildiğini de sınırla. İK kayıtlarına erişim, ekipteki herkes için aynı olmak zorunda değil.
Küçük başla, tek konuyla
Bütün İK sorularını kapsayan bir akış kurmaya çalışma.
Tek bir konu seç: en çok gelen soru hangisiyse o. İzin talebi, masraf girişi ya da belge yükleme.
O tek konunun belgesini düzelt, cevapları kaynak göstererek kur ve bir ay koştur.
Bir ay sonra iki şey görüyorsun: hangi sorular doğru cevaplandı, hangileri yönlendirildi. İkinci konuyu bu bilgiyle seçiyorsun.
Çalışanlara da ne kurduğunu söyle. Ne olduğunu bilmeyen kişi, çıkan cevaba da güvenmiyor.
Kim için
People Ops ve İK ekipleri, İK'yı tek başına yürüten kişiler ve çalışan deneyiminden sorumlu yöneticiler için.
İş hukuku yorumu arayan için değil. Burada anlatılan şey iş akışı; mevzuatın cevabını hukuk danışmanın veriyor.
İşe alım tarafı da ayrı bir konu. Aday değerlendirmesinin kendi soruları var ve bu yazının kapsamına girmiyor.
Bugün yapılacak tek şey
Akış kurmaya başlama.
Son bir ayda gelen soruları listele ve üç kutuya ayır: politikada cevabı olanlar, kayda bakılması gerekenler, karar isteyenler.
Birinci kutudaki en sık soruyu seç ve cevabının hangi belgenin hangi bölümünde durduğunu bul.
Bulamıyorsan bugünün asıl işi o: politikayı düzeltmek. Akış ancak ondan sonra kuruluyor.